Suite à la pandémie du Covid-19, nous avons pris l’habitude de travailler régulièrement depuis notre domicile. Dans cet article, nous vous donnons quelques clés afin d’optimiser votre productivité.
En télétravail, nous devons nous poser plusieurs questions, pour pouvoir vraiment être efficace :
- Qu’est-ce que je vais faire ?
- Comment vais-je m’organiser ?
- Est-ce que je vais y arriver ?
Astuce numéro 1 : Gardez une routine
Nous ne sommes pas tous égaux quant à notre aptitude à gérer le changement. Cela peut entraîner du stress, de l’anxiété, une perte de confiance et j’en passe. C’est là que la routine prend toute son importance. Elle va nous aider à instaurer des points de repère familiers.
- Réglez votre réveil comme à votre habitude. Vous avez le droit de rajouter l’équivalent de votre temps de trajet en minutes supplémentaires de sommeil. Mais attention, on ne snooze pas !
- Préparez-vous comme habituellement : douche, petit-déjeuner, café, choix de la tenue (si cela n’a pas été fait au préalable la veille). En effet, rien de tel qu’une tenue professionnelle pour se mettre dans l’ambiance. Puis, enfilez vos chaussons les plus confortables, histoire de pas avoir froid aux pieds, et hop au boulot !
Astuce numéro 2 : Concoctez-vous un espace de travail
Que vous habitiez en studio ou en maison, il est important de trouver un endroit calme et agréable pour installer votre ordinateur, votre smartphone, vos dossiers, du papier, un stylo, une bouteille d’eau, une chaise confortable – cela serait dommage de se coincer le dos à cause d’une mauvaise position – et tout l’indispensable pour pratiquer votre activité professionnelle.
De plus, si vous n’êtes pas seul à la maison, cela permet de notifier aux autres membres de votre foyer que si vous êtes installé à cette place, c’est pour travailler et que vous avez besoin de tranquillité et de silence. S’il fait grand beau, vous pouvez aller vous installer sur le balcon, mais attention aux reflets sur l’écran et gare et au coup de soleil !
Astuce numéro 3 : L’équipement
Tout d’abord, contrôlez votre matériel. Votre connexion internet par wifi est-elle de bonne qualité ? Si la réponse est non, branchez-vous directement avec le câble.
Faites les mises à jour de votre ordinateur que vous ignoriez depuis des mois. Rien de plus pénible et frustrant que de se retrouver avec un ordinateur bloqué pendant 10 longues minutes et de recevoir le message qu’en plus, il va falloir redémarrer la machine, et attendre encore 10 minutes de plus…
Munissez-vous d’écouteurs/micro pour votre téléphone et ordinateur. C’est très pratique pour garder les mains libres, lorsque vous recevez des appels et que vous avez besoin de prendre des notes. Si vous en avez, des écouteurs sans fil, c’est encore mieux. Cela vous évite de faire tomber votre ordinateur par terre, car vous vous êtes levé en oubliant que vous y étiez relié.
Il va également vous falloir « the » multiprise, car tout ce beau monde se décharge à une vitesse folle. En cas de besoin, vous serez content de pouvoir brancher l’ordinateur, le téléphone… en même temps.
Astuce numéro 4 : Restez en contact
Il est important pour une équipe de pouvoir communiquer, particulièrement lorsque l’on télétravaille. Ainsi, tout le monde saura qui fait quoi, si quelqu’un a besoin d’aide, quelles sont les urgences du jour, etc.
Vous travaillez de la maison, seul dans votre bulle. N’oubliez pas que vos collègues sont toujours joignables et prêts à vous aider en cas de besoin. Vous avez peut-être tendance à l’oublier à la maison, puisque votre collègue n’est pas assis dans le même espace que vous.
Alors, faites un zoom ou appelez vos collègues, pour avancer sur un projet ou même pour faire une vraie pause, comme devant la machine à café.
Cette astuce est également valable pour vos clients et prospects. Communiquez de la même façon que si vous étiez au bureau. Ceux-ci ne verront aucune différence.
Comment faire me direz-vous, rendez-vous au point 5.
Astuce numéro 5 : Utilisez les logiciels utiles à vos besoins
Votre entreprise vous a fourni un système de télétravail, alors utilisez-le. De plus, installez également les logiciels dont vous avez besoin, tels que Skype, Zoom, Pomodoro, Trello… sur votre ordinateur, afin de vous faciliter la vie et d’optimiser votre organisation au quotidien.
De coup, n’hésitez pas à télécharger des applications, telles que whatapp, slack ou les logiciels cités ci-dessus, également sur votre smartphone, cela peut s’avérer également très utile.
Vous n’avez pas de scan ? Faites une photo ou installez une appli dédiée à cela et envoyez-la par mail.
De plus, nous vous invitons à surfer sur le net à la recherche d’outils qui pourraient vous faciliter encore plus la vie en fonction de vos besoins.
Astuce numéro 6 : Octroyez-vous des pauses
Même à la maison, il est important de se dégourdir les jambes, de se reposer les yeux, de prendre un peu d’air frais.
Astuce numéro 7 : Trouvez votre rythme de croisière
Nous ne travaillons pas tous de la même manière. C’est bien connu, il y a des gens du matin, d’autres de l’après-midi, du soir et même de la nuit.
De ce fait, organisez votre workflow en fonction de vos préférences et des contraintes liées aux réunions en ligne ou aux deadlines à respecter.
Astuce numéro 8 : Faites ce que vous procrastinez depuis des mois
Travaillez sur vos process et testez vos procédures. Réfléchissez à la manière de limiter les documents papier. Profitez de la tranquillité de votre logement pour vous concentrer sans interruption et avancer sur tout les projets que vous avez laissés pour le moment où vous aurez un moment de libre.
Astuce numéro 9 : Mixez distanciel et présentiel
Si vous en avez la possibilité, gardez un jour complet en télétravail, afin de pouvoir avancer efficacement dans votre travail, sans être interrompu. Au calme, il est souvent plus facile de se concentrer.
Astuce numéro 10 : Soyez réaliste, factuel et ouvert d’esprit
Il est important de faire les choses les unes après les autres, par ordre de priorité. Ne soyez pas trop exigeant envers vous-même, et faites du mieux que vous pouvez. Poursuivez une activité professionnelle de qualité.
Si vous rencontrez des difficultés (ce qui peut arriver), n’hésitez pas à demander de l’aide, vos collègues et amis seront ravis de vous apporter leur soutien.
C’est grâce à l’intelligence collective, l’entraide et la persévérance que nous travaillons plus efficacement et ensemble.
Bon télétravail à tous ! 😊
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